A carteira de trabalho é um dos documentos mais importantes da vida profissional de uma pessoa.
É nela que ficam registrados os empregos, as datas de admissão e saída das empresas e outras informações que podem fazer diferença na hora de pedir a aposentadoria.
Por isso, principalmente quem tem uma carteira de trabalho antiga, de papel, precisa guardar esse documento com bastante cuidado.
Mesmo que você já tenha a Carteira de Trabalho Digital, não é recomendável jogar fora a carteira antiga. Ela pode conter registros que não aparecem corretamente nos sistemas do governo.
Mas e quando a pessoa perde a carteira de trabalho?
Será que aqueles anos trabalhados deixam de contar para a aposentadoria?
A resposta é não necessariamente. Perder a carteira de trabalho não significa perder o tempo que você trabalhou.
O que precisamos verificar é se aqueles empregos aparecem nos registros do INSS e, caso não apareçam, quais documentos podem ser utilizados para comprovar o trabalho realizado.
1. Perder a carteira de trabalho significa perder os anos trabalhados?
Não. Se você perdeu sua carteira de trabalho, isso não significa que todos os anos em que trabalhou com registro foram perdidos.
Isso acontece porque a carteira não é o único lugar onde ficam registradas as informações sobre seus empregos.
O INSS também possui um cadastro com informações sobre os períodos trabalhados e as contribuições previdenciárias.
Esse cadastro se chama CNIS — Cadastro Nacional de Informações Sociais.
Imagine, por exemplo, que você trabalhou durante dez anos em uma empresa, com carteira assinada, mas acabou perdendo o documento.
Se esse emprego aparece corretamente no CNIS, com as datas e informações necessárias, em regra, o INSS considera aquele período na análise da aposentadoria, mesmo que você não tenha mais a carteira de trabalho.
Isso não significa, porém, que o INSS nunca poderá solicitar outros documentos. Dependendo das informações existentes no cadastro ou de alguma dúvida identificada durante a análise, o órgão pode exigir provas complementares, inclusive documentos antigos do vínculo.
O problema pode surgir principalmente quando o emprego não aparece no cadastro ou quando existem informações incompletas.
Nessas situações, será necessário procurar outras provas para demonstrar que você realmente trabalhou naquela empresa.
Tenho a Carteira de Trabalho Digital. Ainda preciso da carteira antiga?
Sim. E esse é um cuidado importante, principalmente para quem começou a trabalhar há muitos anos.
Hoje, a Carteira de Trabalho Digital facilita bastante a consulta aos registros de emprego. Mas isso não significa que todas as informações da sua vida profissional estejam corretas ou completas.
Aqui no escritório, por exemplo, já tivemos casos de pessoas que trouxeram as duas carteiras de trabalho e, quando fomos comparar as informações, percebemos que alguns empregos estavam registrados na carteira antiga, de papel, mas não apareciam na versão digital.
E essa é uma situação que ainda encontramos, principalmente quando estamos analisando empregos mais antigos.
Por isso, se você ainda tem sua carteira de trabalho de papel, guarde esse documento com cuidado. Mesmo que utilize a versão digital, a carteira antiga pode ser muito importante para comprovar um período de trabalho na hora da aposentadoria.
E existe outro cuidado: mesmo que todos os seus empregos apareçam na Carteira de Trabalho Digital, é importante conferir também o CNIS, que é o histórico utilizado pelo INSS para analisar os vínculos e as contribuições na hora da aposentadoria.
A orientação é simples: guarde sua carteira antiga e confira se os empregos estão registrados corretamente no INSS.
2. Como saber se meus empregos estão registrados no INSS?
O primeiro passo para quem perdeu a carteira de trabalho é verificar se os empregos aparecem no CNIS.
E você pode fazer essa consulta pela internet, sem precisar ir até uma agência do INSS.
Passo a passo para consultar seu histórico de trabalho
- Acesse o site meu.inss.gov.br ou abra o aplicativo Meu INSS.
- Entre utilizando seu CPF e a senha da conta gov.br.
- No campo de pesquisa, procure por Extrato de Contribuição (CNIS).
- Selecione o serviço e consulte seu histórico de vínculos e contribuições.
- Confira as empresas em que trabalhou, as datas de entrada e saída e as informações sobre os salários e contribuições.
Se possível, baixe o extrato para analisar com mais calma.
Agora vem uma orientação importante.
Não basta verificar se o nome da empresa aparece.
É necessário conferir se as datas estão corretas e se existe alguma informação incompleta ou pendência que possa prejudicar o reconhecimento daquele período.
Por exemplo, imagine que você trabalhou em uma empresa de 1995 até 2005, mas no CNIS aparece apenas o período de 1995 até 2000.
Nesse caso, podem existir cinco anos que precisam ser esclarecidos.
Por isso, vale a pena comparar o extrato com os documentos que você ainda possui e com as informações que lembra dos seus empregos.
3. O que fazer se o emprego não aparecer no CNIS?
Aqui a situação exige um pouco mais de cuidado.
Imagine que você trabalhou durante oito anos em uma empresa, com carteira assinada, mas perdeu sua carteira de trabalho.
Ao consultar o CNIS, descobre que aquele emprego simplesmente não aparece.
Isso não significa, automaticamente, que você perdeu o direito de utilizar esses oito anos na aposentadoria.
Mas será necessário comprovar que o vínculo realmente existiu.
E como fazer isso?
O primeiro caminho é tentar recuperar documentos da época em que você trabalhou.
Se a empresa ainda existe, entre em contato e explique que precisa de documentos para comprovar aquele período perante o INSS.
Você pode solicitar, por exemplo, uma cópia da ficha de registro de empregados, do contrato de trabalho ou de outros registros que a empresa ainda tenha guardados.
Depois de reunir os documentos, é possível solicitar ao INSS a inclusão ou a correção das informações do vínculo.
Você não precisa necessariamente esperar chegar a hora de pedir a aposentadoria para buscar essa correção. O INSS possui procedimentos de atualização de vínculos e remunerações, e a documentação também pode ser analisada durante um pedido de benefício.
O procedimento dependerá da situação e do serviço disponível para atualização do cadastro ou análise do benefício.
Mas existe uma diferença importante que precisamos esclarecer.
Uma coisa é o emprego não aparecer no CNIS. Outra é o emprego aparecer, mas a empresa não ter recolhido corretamente as contribuições ao INSS.
Na primeira situação, o trabalhador precisa buscar documentos que comprovem que realmente trabalhou naquela empresa e durante qual período.
Na segunda, quando o vínculo de emprego está comprovado, a falta de recolhimento das contribuições pela empresa não significa, por si só, que aquele tempo será perdido.
Isso porque, em regra, a responsabilidade pelo recolhimento das contribuições dos empregados é do empregador.
Portanto, antes de concluir que existe um problema com sua aposentadoria, é importante identificar exatamente o que está faltando no CNIS: o registro do emprego, as datas trabalhadas, as informações sobre os salários ou os recolhimentos.
Cada situação pode exigir uma providência diferente.
4. Quais documentos podem substituir a carteira de trabalho perdida?
Existem vários documentos que podem ajudar a comprovar um emprego antigo.
E essa é uma informação importante porque muitas pessoas acreditam que, sem a carteira de trabalho, não existe mais nenhuma maneira de demonstrar o período trabalhado.
Não é assim.
- Ficha ou livro de registro de empregados: são documentos utilizados pelas empresas para registrar informações dos trabalhadores, como admissão, função e outras informações do contrato.
- Contrato de trabalho: pode ajudar a demonstrar quando a pessoa foi contratada e em quais condições.
- Contracheques ou holerites: são os comprovantes de pagamento de salário e podem demonstrar que a pessoa recebia remuneração daquela empresa.
- Termo de rescisão do contrato de trabalho: documento entregue quando o vínculo de emprego é encerrado.
- Extrato do FGTS: pode apresentar informações sobre a empresa, depósitos e períodos de trabalho.
- Fichas financeiras: registros que algumas empresas mantêm sobre os salários pagos aos empregados.
- Cartões ou folhas de ponto: podem ajudar a demonstrar que a pessoa trabalhava naquela empresa em determinado período.
- Outros documentos antigos da empresa: dependendo do conteúdo, também podem ajudar na comprovação.
É importante observar que nem todo documento terá a mesma força como prova.
Uma ficha de registro de empregados, por exemplo, pode conter informações bastante relevantes sobre o vínculo. Para essa forma de comprovação, o INSS relaciona entre os documentos aceitos o original ou a cópia autenticada da ficha ou do livro de registro de empregados, acompanhados de uma declaração da empresa, assinada e identificada pelo responsável.
Por isso, não basta presumir que qualquer cópia simples será aceita automaticamente.
Já um documento que apenas menciona o nome da pessoa, sem identificar claramente o emprego ou o período, pode não ser suficiente.
Outro cuidado é procurar documentos produzidos na época em que o trabalho aconteceu.
Esses registros costumam ter uma importância especial na análise do INSS.
Por isso, antes de concluir que aquele emprego está perdido, vale a pena verificar tudo o que ainda pode ser recuperado.
5. E se a empresa onde trabalhei já fechou?
Essa situação também acontece com frequência.
A pessoa trabalhou em uma empresa há 20 ou 30 anos, perdeu a carteira de trabalho e, quando tenta procurar documentos, descobre que a empresa encerrou suas atividades.
Mas o fechamento da empresa não significa que todas as possibilidades de comprovar aquele emprego acabaram.
O primeiro passo é tentar descobrir quem ficou responsável pelos documentos antigos.
Dependendo da situação, vale a pena procurar os antigos proprietários, sócios ou o contador que atendia a empresa.
Em alguns casos, ainda existem fichas de registro de empregados, folhas de pagamento ou outros documentos guardados.
Se você não conseguir localizar esses registros, existem outros caminhos que podem ser investigados.
Um deles é consultar o extrato do FGTS junto à Caixa Econômica Federal. Dependendo das informações disponíveis, esse documento pode ajudar a comprovar o período trabalhado.
Outra possibilidade é consultar os registros do Ministério do Trabalho e Emprego.
O Ministério mantém informações sobre empregos registrados pelas empresas em sistemas como a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Esses registros podem ajudar a localizar informações sobre empregos antigos, inclusive quando a empresa já fechou.
O próprio trabalhador pode solicitar informações sobre seus vínculos declarados na RAIS e no CAGED por meio dos canais oficiais do Ministério do Trabalho. Essas consultas podem ser feitas gratuitamente.
No caso do CAGED, também é possível obter informações pelos serviços digitais oficiais disponíveis para o trabalhador, conforme o período pesquisado.
Mas atenção: se o emprego não aparecer nesses registros, isso não significa que ele nunca existiu. E, mesmo quando aparece, pode ser necessário apresentar outros documentos para que o INSS reconheça aquele período na aposentadoria.
Também vale procurar contratos antigos, contracheques, documentos de rescisão e outros comprovantes que tenham ficado com você.
Outra possibilidade, dependendo do caso, é verificar se existem documentos em processos trabalhistas antigos ou em arquivos que ainda possam ser consultados.
Essa busca por documentos nem sempre é simples. Muitas vezes, é necessário consultar diferentes sistemas, localizar registros antigos e identificar quais documentos realmente podem ser utilizados perante o INSS.
É um trabalho que também faz parte da nossa atuação aqui no escritório. Quando identificamos que algum emprego não aparece corretamente no histórico do cliente, buscamos os documentos necessários, verificamos as informações disponíveis e organizamos as provas para apresentar ao INSS.
Assim, o cliente não precisa descobrir sozinho onde procurar cada documento ou como resolver essas pendências.
O importante é não desistir de procurar as provas apenas porque a empresa fechou.
Mas é preciso reconhecer que nem sempre será possível recuperar a documentação necessária.
Por isso, quanto antes você identificar um emprego que não aparece no INSS e começar a procurar os documentos, maiores poderão ser suas possibilidades de encontrar registros que ainda estejam disponíveis.
6. Uma declaração da empresa ou testemunhas são suficientes?
Aqui precisamos ter bastante cuidado.
Imagine que você trabalhou em uma empresa há muitos anos, perdeu a carteira de trabalho e não encontrou nenhum documento antigo.
Você consegue localizar o antigo proprietário, que faz uma declaração dizendo que você trabalhou naquela empresa durante determinado período.
Será que essa declaração é suficiente para o INSS reconhecer o emprego?
Não necessariamente.
Uma declaração feita muitos anos depois pode ajudar, mas isso não significa que ela, sozinha, será suficiente para comprovar o período trabalhado.
O ideal é que essa declaração esteja acompanhada de documentos antigos da empresa, como uma ficha de registro de empregados, folhas de pagamento ou outros registros produzidos na época.
Isso porque o INSS precisa verificar se existem provas de que aquele trabalho realmente aconteceu.
E existe outro cuidado importante.
Reconhecer a assinatura do antigo empregador em cartório não significa que o cartório confirmou que você trabalhou naquela empresa.
O cartório pode confirmar a autoria da assinatura, mas isso não comprova, por si só, que todas as informações da declaração são verdadeiras.
E as testemunhas?
Pessoas que trabalharam com você ou que acompanharam aquele período podem ajudar a esclarecer informações sobre o emprego.
Mas, em regra, apenas o depoimento de testemunhas, sem documentos que sirvam como começo de prova, não é suficiente para comprovar o tempo de trabalho para a aposentadoria.
Existe, inclusive, um procedimento no próprio INSS chamado Justificação Administrativa. Dependendo da situação, ele permite ouvir testemunhas para complementar os documentos apresentados pelo trabalhador.
Normalmente, é necessário apresentar pelo menos algum documento produzido na época do trabalho. A legislação prevê exceções em situações de força maior ou caso fortuito, que precisam ser analisadas individualmente.
Por isso, se você perdeu a carteira de trabalho, não dependa apenas de uma declaração ou da palavra de antigos colegas.
Procure reunir documentos que ajudem a demonstrar quando você começou a trabalhar, quando saiu da empresa e qual atividade exercia.
Dependendo da situação, pode ser necessário buscar o reconhecimento daquele período na Justiça.
E mesmo nesse caso, é importante analisar quais provas estão disponíveis, porque não existe garantia de que o tempo será reconhecido.
7. Posso pedir a aposentadoria mesmo sem conseguir recuperar minha carteira?
Sim. A perda da carteira de trabalho, por si só, não impede que você apresente um pedido de aposentadoria.
Mas existe uma diferença importante entre conseguir fazer o pedido e ter todos os períodos reconhecidos pelo INSS.
Imagine que você trabalhou durante 30 anos, mas cinco desses anos não aparecem no CNIS.
Se você pedir a aposentadoria sem verificar essa situação, corre o risco de o INSS analisar o benefício sem considerar aquele período.
Dependendo da regra aplicável, isso pode fazer diferença no momento em que você consegue se aposentar ou até no valor do benefício.
Por isso, antes de apresentar o pedido, é importante conferir seu histórico de trabalho.
Verifique se todos os empregos aparecem no CNIS, se as datas estão corretas e se existem períodos que precisam ser comprovados.
Se encontrar algum problema, procure recuperar os documentos e entender qual é a melhor forma de solicitar o reconhecimento daquele tempo.
Em algumas situações, pode ser necessário apresentar documentos adicionais durante a análise do benefício. Em outras, pode haver necessidade de discutir o reconhecimento do período na Justiça.
O mais importante é não partir da ideia de que, porque você perdeu a carteira de trabalho, aqueles anos simplesmente deixaram de existir.
Perdi minha carteira de trabalho. Por onde começar?
Se você está passando por essa situação, minha orientação é começar pelo mais simples.
Primeiro, consulte seu CNIS pelo Meu INSS e verifique quais empregos aparecem.
Depois, compare as informações com os períodos em que você realmente trabalhou.
Se perceber que algum emprego está faltando ou que existem datas incorretas, tente recuperar documentos com a empresa ou em outras fontes.
E não espere chegar a hora da aposentadoria para fazer essa conferência.
Quanto mais antigo for o emprego, maior pode ser a dificuldade de localizar documentos, antigos empregadores e outras informações necessárias.
Por isso, vale a pena organizar sua documentação e acompanhar seu histórico previdenciário com antecedência.
É justamente esse cuidado com a análise dos registros e a busca de documentos que faz parte do trabalho que realizamos aqui no escritório antes de apresentar um pedido de aposentadoria.
Perder a carteira de trabalho não significa perder automaticamente os anos trabalhados. Mas deixar de comprovar um emprego pode fazer diferença na sua aposentadoria.
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